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Diagnóstico Empresarial - Por quê realizá-lo?


Diagnóstico Empresarial

Muitas vezes as empresas convivem com uma série de problemas, que apesar de conhecê-los bem, nem sempre têm tempo e condições de saná-los. Para isto é necessário o apoio de profissionais especializados, aptos a executar um diagnóstico empresarial e identificar rapidamente as reais origens destes problemas e não somente suas conseqüências, para então poder montar um programa para desenvolvimento de soluções que irá melhorar toda a organização da empresa, tendo como principal conseqüência a melhoria do Lucro.

Principais Benefícios:

  1. Saber exatamente onde estão os ERROS

  2. Perfeito entendimento de COMO eliminar os ERROS

  3. Resolver os problemas de maneira PRÁTICA e OBJETIVA

  4. Evitar tentativas frustradas de SOLUÇÃO DOS PROBLEMAS

  5. Ir DIRETO AO PONTO sem perda de tempo

  6. Estabelecer um PLANO DE AÇÃO ESTRATÉGICA

  7. Permitir iniciar a ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA de forma sistematizada


Como obter um diasnóstico, que seja o mais próximo possível da realidade da empresa?

O elemento humano continua sendo o fator necessário ao sucesso de uma empresa. A ação conjunta de todo o pessoal envolvido é o que leva ao bom desempenho da atividade de qualquer negócio. De nada adianta softwares de última geração e tecnologia de ponta, se não tivermos uma mão de obra bem preparada para poder interagir rapidamente com o mercado, os clientes e até mesmo com os concorrentes.
Cientes disso, qualquer diagnóstico empresarial que se preze, têm que dar importância máxima a área de Recursos Humanos da empresa, que, diga-se de passagem, não são em todas as empresas que podemos dar esta denominação, pois muitas não possuem uma área de Recursos Humanos, mas sim um departamento de pessoal, o que é bem diferente.
Um departamento pessoal tem a finalidade de admitir e demitir funcionários, calcular folhas de pagamento, controlar férias, 13º Salário, recolher guias de impostos enfim, tem que administrar a burocracia que este departamento gera.
Já a área de Recursos Humanos é mais abrangente e envolve o departamento de pessoal que é mero coadjuvante.
Não é nossa pretensão aqui, nos aprofundarmos muito neste tema, mas sim dar uma idéia da importância desta área e sua abrangência na gestão empresarial.

Podemos citar por exemplos alguns itens básicos e primordiais que devem existir na estrutura de qualquer empresa que queira se organizar e melhorar seus processos de trabalho e que um diagnóstico empresarial fatalmente cobraria.

Alguns itens básicos que toda empresa deve ter para poder dizer que possui uma área de Recursos Humanos:

  1. Montar um Organograma enxuto com um número de pessoas estritamente indispensáveis;

  2. Conferir a eles autoridade e responsabilidade bem estabelecidas;

  3. Definir as linhas hierárquicas de comando e subordinações;

  4. Conferir a todo o pessoal um Programa de Treinamento, Aprimoramento e Motivação;

  5. Estabelecer critérios de Avaliação de Desempenho;

  6. Definir as rotinas e controles do departamento de Recursos Humanos, envolvendo;

1)- Cartilha para Seleção/Recrutamento/Admissão/Demissão;
2)- Modelos p/ entrevistas de desligamento;
3)-Técnicas p/ aplicar Avaliação de Desempenho Individual;
4)- Técnicas p/ Avaliação de Cargos e Salários;
5) - Composição dos Encargos Sociais e trabalhistas;
6) - Redigir os manuais de todas as funções, especificando os direitos e obrigações da função, bem como suas rotinas e metas diárias, mensais, trimestrais, semestrais e até mesmo anuais, lógico que de acordo com o cargo ocupado.

Portanto ao se iniciar um diagnóstico empresarial, uma das primeiras ações que se deve tomar e a de entrevistar as chamadas “pessoas chaves”. São os funcionários mais importantes em cada um dos departamentos da empresa.
Normalmente, realizam-se entrevistas pessoais com estas pessoas, a fim de conhecer melhor, o nível da mão de obra daquela organização, conhecer como pensam os funcionários e principalmente, como “enxergam” e classificam a empresa para qual trabalham. Além das entrevistas pessoais é fundamental que seja entregue para cada colaborador, um questionário onde poderão dar opiniões, realizar criticas e até mesmo dar notas a diversos quesitos abordados no questionário.

Desta maneira, fazemos com que a empresa possa “conversar” com seus dirigentes. É como dar vida a empresa e permitir que ela mesma, reclame, opine, dê sugestões e peça mais atenção para determinadas áreas onde se sente mais enfraquecida. O consultor nesta situação, após o diagnóstico empresarial, passa a ser um porta-voz da empresa.
Já de posse destas entrevistas, realizam-se também os levantamentos financeiros, econômicos, operacionais e checagem de todos os principais controles e relatórios utilizados pela empresa para a tomada de decisão estratégica.
Dentre os itens analisados num diagnóstico empresarial podemos destacar alguns extremamente importantes. São eles por área:

Área Financeira / Econômica:

  1. Como é apurado o resultado econômico da empresa?

  2. Qual é o impacto da inadimplência nos resultados?

  3. A empresa sabe de fato o que é Fluxo de Caixa? (ou apenas usa Contas a Pagar X Contas a Receber). Existe um planejamento, um orçamento financeiro ?

  4. Há controle dos Prazos Médios de Compra e Venda e sua influência no capital de giro?

  5. Como está a estrutura funcional da empresa? Existe um organograma? As funções são bem definidas? Existe dualidade de mando? Cada colaborador sabe claramente sua importância e objetivos?

Área Comercial:

  1. Existe um Planejamento estratégico, mercadológico nesta área?

  2. Como está composta a estrutura comercial em composição e eficácia?

  3. Há televendas, telemarketing e assistência ao cliente?

  4. Qual a política de treinamento de vendedores?

  5. A área comercial trabalha orientada por números e relatórios de ação estratégica definidos pela direção da empresa?

  6. Os prêmios e incentivos de venda estão de acordo com a estratégia comercial da empresa?

Área Operacional / Custo:

  1. Os controles de pedidos, entregas, devoluções estão sendo realmente eficazes, evitando problemas para o cliente?

  2. Na empresa comercial, utiliza-se a curva “ABC” para definir ações de compra, venda, promoções e definição dos níveis ideais de estoque?

  3. Como é calculado o Preço de Venda dos produtos? Existe uma formula confiável, ou se faz pela simples política da margem bruta (multiplica-se o preço de custo por um número)?

  4. Existe um sistema de apuração de custos? É confiável?

  5. No custo estão inseridas as despesas indiretas, da administração e as dos centros de custos auxiliares?

  6. A empresa tem bem definidos os Centros de Custos?

  7. Na produção são apontados todos os tempos?

  8. Na produção há controle de tempos e movimentos de materiais?

  9. Na produção há uma ficha técnica dos produtos? É utilizada no custo?

  10. Quando indústria, o lay-out da fábrica é o melhor possível?

Área de Compras e Estoques:

  1. Como é feito o planejamento de compras?

  2. Há cálculos precisos do giro de mercadorias, do estoque de produtos acabados e de matéria prima?

  3. A recepção de mercadorias é segura, a prova de falhas e roubos?

  4. Qual é a eficiência da expedição e armazenagem de produtos?

  5. São realizadas auditorias de estoque? De que maneira?

  6. O sistema de armazenagem utilizado é o mais correto?

Área de Recursos Humanos:

  1. Há um critério bem definido para processos de seleção?

  2. Há uma política de treinamentos na empresa?

  3. Como se mede a produtividade dos funcionários?

  4. Como se mede o grau de motivação da equipe?

  5. Existe um sistema de Avaliação de desempenho?

  6. Como se mede a rotatividade de pessoal?

  7. O faturamento “per capita” está de acordo com a estrutura da empresa?

  8. Há um organograma bem definido de acordo com os objetivos da empresa?

  9. As funções estão manualizadas?

  10. Há um regulamento interno?

Área de Comando da empresa (alta direção):

  1. A direção da empresa recebe informações simples, objetivas e com forte poder de análise?

  2. Qual é a objetividade dos relatórios enviados para a direção da empresa nas áreas administrativa, financeira, vendas e operacional?

  3. As informações que chegam são confiáveis?

  4. As informações chegam com rapidez, permitindo a visão “para a frente”, ou chegam sempre com atraso, dando apenas a visão do que já passou (como a do retrovisor de um automóvel)?

  5. A direção acompanha o Ponto de Equilíbrio da empresa como um todo? E também por unidade, filial?

  6. Acompanham os principais indicadores econômicos financeiros no que tange, nível de liquidez, rentabilidade sobre o patrimônio, capital de giro, lucro sobre as vendas, enfim sobre a saúde financeira e econômica da empresa?

Área de Informática:

  1. A empresa está satisfeita com seus sistemas informatizados?

  2. Tem conseguido acompanhar a evolução tecnológica?

  3. Os sistemas fornecem informações estratégicas para tomadas de decisão rápidas e precisas?

  4. Como está o fluxo de informações entre os sistemas utilizados?

  5. Quais são os principais relatórios estratégicos para uso exclusivo da direção da empresa?

O diagnóstico empresarial deve ser desenvolvido por profissionais especializados em diagnosticar empresas. A Métodos Consultoria Empresarial aloca seus profissionais nas instalações da empresa em regime de exclusividade, dividindo-se basicamente em duas etapas:


Diagnóstico Empresarial - 1ª Situação Encontrada

É feito todo o levantamento de como estão os processos de trabalho de cada uma das áreas destacadas, abordando todos os itens nelas relacionados de uma maneira sintética, objetiva e principalmente estratégica.

Desenvolvemos o trabalho através de Entrevistas, Observações Visuais, Levantamento e Análise de Dados, verificando informações e controles, impressos e fluxos, para em CONJUNTO COM A DIREÇÃO DA EMPRESA, chegar a conclusões sobre as eventuais divergências existentes nos setores e serviços analisados, suas causas e efeito, além de avaliar financeiramente o custo destes problemas.
De posse deste levantamento o empresário terá a oportunidade de definir as prioridades de correção e saberá de algumas providências que ele mesmo poderá tomar.
A visão externa de quem não está envolvido, somado a larga vivência empresarial de nossos profissionais, será fator de renovação para o empresário que busca estar sempre atualizado e competitivo após o diagnóstico empresarial.


Diagnóstico Empresarial - 2ª Programa para Desenvolvimento de Soluções

Uma empresa especializada, apresentará um programa para desenvolvimento de soluções específico aos problemas identificados na etapa anterior. Tendo portanto, uma identificação clara, verificando O QUE está errado, o POR QUÊ está errado e a indicação de COMO pode equacioná-los através da colocação em prática do programa para desenvolvimento de soluções.
Das conclusões do Diagnóstico Empresarial se originam as recomendações de correções.

Na hipótese de haver interesse na implantação da nova sistemática, será apresentado orçamento para a colocação em prática do programa para desenvolvimento de soluções referente os problemas enunciados durante a execução do PDS.
Após o diagnóstico empresarial, normalmente é apresentado um processo de trabalho que permite o acompanhamento, pela Empresa Cliente, do dia a dia da implantação, para que possam ser avaliados os resultados obtidos gradativamente, com o objetivo de implantar e lançar em prática todo o cronograma de trabalho apresentado.


Métodos Consultoria Empresarial - 30 anos de tradição e experiência

A Métodos Consultoria Empresarial, nasceu em Abril de 1976, através da união de alguns dos melhores consultores do Brasil, que juntos acumularam muitos anos de experiência em consultoria de nível nacional e internacional.

Sediada em São Paulo com gerências regionais nos principais estados, possui uma equipe de dezenas de técnicos renomados e experientes, altamente preparados para atuarem em âmbito nacional, nos mais diversos segmentos de negócios, seja na Indústria, Comércio ou Prestação de Serviços.

Já realizou em seus mais de 30 anos de existência, milhares de trabalhos em todo o território nacional. É reconhecida, como uma empresa de tradição, experiência e confiabilidade.

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